Die Aufgabenbereiche der Patentarbeit, die mit patentGate realisiert werden können, umfassen die Recherche im internen Dokumentenbestand sowie die Durchführung der Patentüberwachung. Diese sind hier als Strukturdiagramm kurz erläutert.
Recherche im Datenbestand
Zur Recherche stehen die Einsteiger- und Expertensuche zur Verfügung. Suchanfragen können feldbezogen unter der Verwendung von boolschen Operatoren zusammengestellt und ausgeführt werden. Eine Suchanfrage kann auf den gesamten Datenbestand, die aktuelle oder eine bestimmte Datenlieferung eingeschränkt werden.
Soll der Datenbestand regelmäßig nach bestimmten Themengebieten (Mitbewerber, Fachgebiete usw.) durchsucht werden, können Suchanfragen und Suchergebnisse abgespeichert werden. Beim Abspeichern der Treffermenge als Suchergebnis wird ein aktuelles Abbild des Datenbestandes gespeichert. Zukünftig hinzukommende Dokumente müssen erneut recherchiert werden.
Zur automatischen Überwachung bestimmter Technikgebiete oder Mitbewerber ist die Autoprofil-Funktion in patentGate implementiert. Damit werden für alle nach einer Datenlieferung neu hinzugekommenen Dokumente als Autoprofil markierte Suchanfragen ausgeführt.
Nicht mehr benötigte Suchergebnisse und Suchanfragen können gelöscht werden.
Favoriten / gespeicherte Suchergebnisse
Um temporäre Suchergebnisse aus einer Recherche weiterbearbeiten zu können, müssen diese zuerst gespeichert werden. Dabei wird nicht der gesamte Datensatz, sondern nur der Verweis auf die bibliographischen Daten der Ergebnismenge in der Datenbank abgelegt.
Für die Weiterbearbeitung werden Suchergebnis und Überwachung unterschieden. Suchergebnisse sind persönliche Ergebnismengen eines Nutzers.
Beim Speichern erhält die Ergebnismenge (Suchergebnis) einen Namen und optional einen Kommentar, der in der Übersicht angezeigt wird. Suchergebnisse haben einen Eigentümer. Dieser kann an seine Ergebnismenge persönliche Kommentare antragen oder für ihn irrelevante Dokumente aus seinem Suchergebnis löschen. Damit wird nicht das Dokument, sondern nur der Verweis aus der Ergebnismenge gelöscht.
Beim Löschen des Suchergebnisses wird die Menge der Verweise auf die Dokumente gelöscht.
Überwachung
Zur Durchführung einer Patentüberwachung (Delegieren von Dokumenten in den Umlauf) wird das temporäre Suchergebnis als Überwachung gespeichert.
Jeder Nutzer der Gruppe Patentabteilung und Verteiler kann unter Administration –> Adressaten Bearbeiter und Gruppen als Adressaten anlegen. Wird eine Überwachung zur Bearbeitung ausgewählt, erscheinen die Adressaten an jedem Dokument. Dort können sie einen Adressaten ankreuzen, wenn das Dokument an diesen Nutzer oder diese Gruppe in den Umlauf gehen soll.
Nach erfolgter Bearbeitung erstellen Sie den Umlauf, d.h. alle angekreuzten Dokumente werden dem Adressaten beim nächsten Aufruf unter Umlauf angezeigt.
Bearbeiten von Umläufen
Viewer und Verteiler sind die Bearbeiter von Umläufen. Die Funktionalität ist dem Papierumlauf angelehnt: Der Nutzer bekommt beim Login alle Dokumente angezeigt, die sich in seinem Umlauf befinden – untergliedert in Nicht bearbeitete und Bereits bearbeitete Dokumente. An jedem Dokument können vordefinierte Aktionen angekreuzt werden: Konflikt, Relevant oder Kenntnisnahme.
Für Verteiler besteht zusätzlich die Möglichkeit, weitere Adressaten anzugeben. Die Bearbeitung durch den Verteiler ist trotzdem notwendig.
Alle Dokumente, die während der Bearbeitung mit Konflikt oder Relevant gekennzeichnet wurden, werden dem Absender des Umlaufs dargestellt, damit dieser aktiv werden kann. Dazu wird ein Kommentar für den Absender zu dem Dokument eingetragen.
Beim Verlassen der Dokumentenanzeige wird die Anzahl der bearbeiteten bzw. nicht bearbeiteten Dokumente aktualisiert. Bearbeitete Dokumente werden nach Ablauf der Bearbeitungsfrist nicht mehr angezeigt, nicht bearbeitete Dokumente bleiben so lange aktiv, bis zumindest Kenntnisnahme angekreuzt wurde.
Rücklaufinformation aus der Überwachung
Zur Bearbeitung der Rücklaufinformationen aus den Umläufen dient die Statusanzeige. Hier werden alle die Dokumente angezeigt, zu denen es Rückmeldungen aus dem Umlauf gibt.
Dokumente, zu denen keine Einschätzung vergeben wurde, sind in dieser Ansicht nicht aufgelistet.
Der Status eines Dokuments (aktuell, abgelaufen, ausgeblendet, archiviert) kann ebenfalls modifiziert werden.
In der Ansicht Überwachung –> Verteilte Dokumente werden die Überwachungen mit ihrer Bearbeitungsfrist angezeigt. Ist die Bearbeitungsfrist abgelaufen und sind alle Rückläufe gesichtet worden, kann die Überwachung archiviert werden. Damit werden in dieser Überwachung enthaltene Dokumente nicht mehr in der Statusanzeige – aktuell / abgelaufen dargestellt, sondern können nur noch als archivierte Überwachung eingesehen werden.
Um einmal getroffene Einschätzungen der Dokumente als Historie am bibliographischen Datensatz anzuzeigen, ist das Löschen von Überwachungen nicht vorgesehen.