Jeder Nutzer von patentGate verfügt über mindestens eine Rolle. Dies bedeutet, er kann Funktionen verwenden, die dieser Rolle zugeordnet sind.
In den Standardeinstellungen gibt es folgende Rollen:
| Administrator | Konfiguriert das System, dazu gehört u.a. Nutzer- und Gruppenverwaltung, Deskriptoren, Rollen-, E-mail- und Systemkonfiguration, Zugriff auf Suchergebnisse anderer Nutzer. |
| Bestellung | Kostenpflichtiges Bestellen von Vollschriften ist möglich. |
| Gast | Kann nur mit der Einsteigersuche nach Dokumenten suchen und sich diese anzeigen lassen. |
| Patentabteilung | Erstellt Überwachungen und Umläufe aus gelieferten Dokumentenlisten und bearbeitet die Rückläufe aus diesen, verwaltet Suchanfragen/ -profilen, aufbereiten von Patentdaten, pflegen von Zusatzinformationen an Kerndaten. |
| Verteiler | Gleiche Funktionen wie Viewer, kann zusätzlich Dokumente an Viewer weiterverteilen. |
| Viewer | Sichtet die Dokumente, die von Patentabteilung und Verteiler weitergeleitet wurden, und bewertet diese. Diese Rückmeldung geht an die Patentabteilung. |
In diesem Tutorial werden die Rollen Verteiler und Viewer als Bearbeiter zusammengefasst.
Administratoren können auch neue Rollen anlegen, z.B. zum Importieren oder Verwalten von Deskriptoren.
Beachten Sie, dass die Standardrollen Patentabteilung und Viewer bzw. Patentabteilung und Verteiler nicht gleichzeitig einem Nutzer zugewiesen werden sollten, da dies zu Inkonsistenzen im Dokumentumlauf führen kann.