Im Fenster Gruppen (im linken Menü unter Nutzer) werden die Nutzergruppen von patentGate verwaltet.

Gruppenübersicht

Zu einer Gruppe können mehrere Nutzer gehören. Je nach Rolle werden Ihnen vier verschiedene Karteiregister angezeigt:

Gruppe anderer Nutzer	Alle Gruppen (nur für Administratoren)
Deskriptor-Gruppen	Gruppen zu den Deskriptoren. Gruppenmitglieder von Deskriptoren-Gruppen erhalten Dokumente, denen dieser Deskriptor zugeordnet wird.
Meine Gruppen	Persönliche Gruppen, die von dem Nutzer erstellt wurden
Für mich sichtbare Gruppen	Gruppen, die für den Nutzer freigeschaltet sind.

Zu den Gruppen sind je nach Auswahl der Karteiregister folgende Daten ersichtlich: Über das Werkzeugmenü stehen folgende Optionen zur Auswahl:

Daten bearbeiten	Ändern der Daten, die Sie beim Anlegen der Gruppe eingegeben haben.
Mitglieder bearbeiten	Hinzufügen und löschen von Gruppenmitgliedern (siehe unten).
Kopieren	Öffnet das Fenster zum Anlegen einer neuen Gruppe, wobei alles außer Name und Kommentar der Gruppe übernommen wird.
(De)aktivieren	Deaktivieren einer Gruppe führt dazu, dass sie außerhalb der Gruppenverwaltung nirgendwo mehr angezeigt wird. Aktive Gruppen sind durch gekennzeichnet, deaktive durch .

In der linken oberen Ecken finden Sie dieses Symbol . Damit können Sie die Gruppentabelle exportieren. In der unteren Menüleiste befindet sich der Befehl Neue Gruppe.

Neue Gruppe anlegen

Zum Anlegen einer Gruppe muss ein eindeutiger Gruppenname und optional ein Kommentar eingegeben werden. Dann können Sichtbarkeit, Eigentümer und Umlaufmodus eingestellt werden. Als Umlaufmodus stehen zwei Optionen zur Verfügung: Zusätzlich können Sie Umlauffilter hinzufügen. Klicken Sie dazu auf Filter hinzufügen und tippen Sie, wie in der Expertensuche, Bedingungen ein. Werden Dokumente an diese Gruppe verteilt, wird die Dokumentenmenge durch den Filter reduziert. Es werden nur die Dokumente verteilt, die der Filterbedingung entsprechen. In der unteren Menüleiste befinden sich die Befehle Speichern und Abbrechen.

Gruppenmitglieder bearbeiten

Nach dem Anlegen einer neuen Gruppe befinden sich in dieser Gruppe keine Mitglieder. Klicken Sie auf das Werkzeugsymbol zu der Gruppe und öffnen Sie Mitglieder bearbeiten. In dieser Ansicht werden die vorhandenen Gruppenmitglieder der gewählten Gruppe angezeigt, sofern welche vorhanden sind. Verfügbare Nutzer, die der Gruppe hinzugefügt werden können, befinden sich in der linken Spalte. Bereits ausgewählte Nutzer befinden sich in der rechten Spalte. Zum Hinzufügen eines Mitgliedes klicken Sie in der linken Spalte auf das Symbol links neben dem Nutzer oder der Gruppe. In der Aufklappbox Auswahl-Filter kann die angezeigte Menge der verfügbaren Mitglieder reduziert werden: Klicken Sie auf OK zum Speichern der Gruppemitglieder. Als Patentabteilung und Verteiler können Sie Gruppen auch Als Adressat auswählen. Setzen Sie dazu das Häckchen in der rechten Spalte.