Im Fenster Nutzerverwaltung (im linken Menü unter Nutzer) werden die patentGate Nutzer verwaltet. Hier sind Daten aller Nutzer ersichtlich, geordnet nach Rollen.

Hauptmenü der Nutzerverwaltung

Mit dem Symbol werden alle Nutzer dieser Rolle eingeblendet. Zu jedem Nutzer werden folgende Daten angezeigt: Optional wird eine Spalte für die Unternehmens- bzw. Abteilungszugehörigkeit angezeigt. Innerhalb der Rollen wird nach dieser Spalte sortiert. Kontaktieren Sie dafür bei Bedarf unseren Support. Bei deaktivierten Nutzern wird angezeigt, ob sie als Adressat ausgewählt wurden und in welchen Gruppen sie eingetragen sind. Es wird auch angezeigt, ob sie Eigentümer von Umläufen bzw. Überwachungen sind.

Im Werkzeugmenü befinden sich die Befehle bearbeiten, kopieren, Aufgaben übertragen und (de)aktivieren.

Aus Konsistenzgründen ist das Löschen von Nutzern nicht vorgesehen.

Neuen Nutzer anlegen

Am unteren Bildschirmrand befindet sich die Schaltfläche . Mit dieser können Sie einen neuen Nutzer anlegen. Geben Sie dazu einen systemweit eindeutigen Nutzernamen, Passwort, E-Mail-Adresse und Begrüßungstext ein. Das Passwort sollte Groß- und Kleinbuchstaben, sowie Zahlen und Sonderzeichen enthalten. Bei Single-Sign-On bzw. Domainanmeldungen wird das Passwort nicht in patentGate verwaltet. Wählen Sie außerdem mindestens eine Rolle, die der Nutzer erhalten soll. Im linken Feld werden Ihnen die noch nicht ausgewählten und im rechten Feld die bereits ausgewählten Rollen angezeigt. Beachten Sie, dass die Standardrollen Patentabteilung und Viewer bzw. Patentabteilung und Verteiler nicht gleichzeitig einem Nutzer zugewiesen werden sollten, da dies zu Inkonsistenzen im Dokumentumlauf führen kann. Hinweis:

• Mindestens der Nutzername und das Passwort muss eingetragen werden.
• Die ID wird automatisch eingetragen.

Mit legen Sie den neuen Nutzer an und mit gelangen Sie zurück zur Nutzerliste, ohne einen Nutzer anzulegen. Sie haben außerdem mit die Möglichkeit, den Zugang des Nutzers auszuprobieren.

Nutzer bearbeiten

Über Bearbeiten im Werkzeugmenü können Sie Daten bestehender Nutzer ändern. Mit Speichern überschreiben Sie die alten Daten. Mit Abbrechen werden keine Änderungen vorgenommen. Hinweis: Das Weiterverwenden von Logins für andere Personen ist NICHT empfehlenswert! Von alten Nutzern eingegebene Kommentare im Umlauf werden dann als vom neuen Nutzer eingegebene Information dargestellt. Der Nutzername sollte nur geändert werden, wenn Person UND Aufgabenbereich gleich geblieben sind, etwa wenn ein Tippfehler vorliegt oder bei Namensänderungen.

Realname eingeben

Wenn Sie auf den Stift in der Spalte Realname klicken, öffnet sich das Dialogfeld für die Eingabe des Namens. Mit    speichern Sie den Nutzernamen und mit gelangen Sie ohne Änderung zurück zur Nutzerliste.

Aufgaben übertragen

Gelegentlich ist es sinnvoll, Aufgaben eines Nutzers an einen anderen Nutzer zu übertragen. Wählen Sie dazu in der rechten Spalte den Nutzer aus, an den die Aufgaben übertragen werden sollen. Beachten Sie, dass Sie nur an Nutzer mit der gleichen Rolle Aufgaben übertragen können. Sie können folgende Optionen wählen: Hinweis: Wählen Sie die Einstellungen mit Bedacht. Sie können eine einmal ausgeführte Übertragung nicht rückgängig machen!