Häufig sollen die Ergebnisse der regelmäßigen Patentüberwachung auf mehrere Personen verteilt werden, um deren Arbeitsaufwand möglichst gering zu halten. In diesem Artikel werden die Möglichkeiten beschrieben, die patentGate dazu bietet.

Formulieren von Suchanfragen

Jede Suchanfrage, die im patentGate-Expertenmodus formuliert wird, kann für die automatische Ausführung konfiguriert werden. Das heißt, dass sie nach jedem Import ausgeführt und das Ergebnis für die gewählten Adressaten gespeichert wird.

Im einfachsten Fall könnte das die gesamte Datenlieferung sein, die mit der Abfrage pn>0 _profil_ recherchiert wird. Der Suchterm _profil_ am Ende bedeutet, dass nur die Ergebnisse geliefert werden, die in der letzten Lieferung enthalten sind.

Häufig wird auch die Aufteilung nach Ländern oder Dokumententypen gewählt, um z.B. deutsche und europäische Erteilungen gesondert zu bearbeiten: (cc=DE or cc=EP) and dt=B* _profil_.

Die von patentGate schon bei der Zusammenstellung der Datenlieferung vergebenen Bestellkenner werden oft für die Aufteilung der zu bearbeitenden Patentdokumente verwendet, z.B. bk=teilprofil _profil_. Damit wird eine thematische Aufteilung ermöglicht.

Verteilen der Dokumente

Wenn die Suchanfrage gespeichert wurde, kann sie zur automatischen Ausführung konfiguriert werden. Damit wird sie nach jedem Datenimport gestartet.

Es gibt die Autoprofil-Typen „Überwachung“ und „Verteilung“.

Bei „Überwachung“ wird für den ausgewählten Nutzer der Rolle „Patentabteilung“ die anhand der Suchanfrage ermittelte Dokumentenmenge bereitgestellt und von diesem manuell an die Ingenieure verteilt. Dabei kann pro Dokument entschieden werden, ob es überhaupt verteilt wird, an wen es verteilt wird und es können Deskriptoren vergeben werden.

Beim Typ „Verteilung“ erfolgt die Zuordnung der Dokumente an die Bearbeiter dagegen automatisch. Neben dem Nutzer in der Patentabteilung, der die Rückmeldungen zu den Dokumenten erhält, wird ein Nutzer oder eine Gruppe definiert, die die Suchergebnisse ungefiltert in ihre Bearbeitungskörbe erhalten.

Die Konfiguration der Autoprofil-Suchanfragen ist im Handbuch beschrieben.

Die Kombination verschiedener Suchanfragen mit beiden Typen ist möglich. So können z.B. Dokumente eines Wettbewerbers direkt an das zuständige Entwicklerteam geleitet werden, wogegen ein klassifikationsbasiertes Profil, das viel Ballast aufweist, in der Patentabteilung gesichtet werden kann. Dann werden an die Entwicklerteams nur wenige relevante Dokumente verteilt, was die Akzeptanz bei den Nutzern erhöht.

Die Menge an Patentdokumenten, die ein einzelner Bearbeiter bewerten muss, kann auch durch Teamgruppen reduziert werden. Sobald ein Bearbeiter aus dieser Gruppe eine Bewertung eines Patents abgegeben hat, müssen die anderen Gruppenmitglieder keine Bewertung mehr vornehmen.

Besondere Verteilungsvarianten

Häufig überschneiden sich Rechercheprofile thematisch und ein Dokument wird mehr als einem Teilprofil zugeordnet. Bei entsprechender Konfigurierung können die Suchanfragen in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden. Dabei werden Dokumente nur der ersten Suchanfrage zugeordnet, auf die sie zutreffen. Für die nächste Suchanfrage werden dann nur noch die Patente herangezogen, die noch nicht von einer vorherigen Suchanfrage erfasst wurden. Mit dieser „Siebkette“ werden Dokumente nur einmal verteilt und es kommt nicht zur mehrfachen Bewertung durch verschiedene Bearbeiter.

Wenn in der Patentabteilung eine interne Verschlagwortung von Dokumenten während der Umlaufbearbeitung erfolgt, ist es notwendig, dass die automatischen Suchanfragen erst ausgeführt werden, wenn diese Deskriptoren den Dokumenten zugeordnet wurden. Nur die Dokumente, die während dieser Vorauswahl kategorisiert wurden, werden in der zweiten Stufe anhand dieser manuell vergebenen Kriterien verteilt.

Nachträglich erstellte Suchanfragen

Autoprofile können auch auf eine beliebige andere Lieferung angewendet werden, die in der Auswahlbox selektiert wurde. Werden Autoprofile mehrfach auf die gleiche Lieferung ausgeführt, werden beim zweiten Lauf nur neu hinzugekommene Suchanfragen berücksichtigt. Änderungen an bestehenden Suchanfragen führen nicht dazu, dass sie nochmals ausgeführt werden.