Neue Dokumente

Hier geht es zum Tutorial zur Überwachung. Im Fenster Neue Dokumente (unter Überwachung) finden Sie die Dokumente, die in den Umlauf gelangen sollen, jedoch bisher noch nicht verteilt wurden. Überwachung meint hier die Überwachung des Umlaufs. Neue Dokumente Übersicht Sie sehen folgende Daten:

  • Name des Dokumentes
  • Kommentar zur Liste
  • Datum der Erstellung
  • Anzahl der Treffer in der Überwachung (Dokumente)

Im Werkzeugmenü Screenshot Icon befinden sich für jede Dokumentenliste folgende Befehle (weiter unten werden weitere Erklärungen gegeben):

Umlauf erstellen
 Bearbeiten aller Dokumente dieser Liste für den Umlauf.
Neu speichern Überschreiben des Namens und des Eigentümers der Überwachung (siehe unten).
Alle Dokumente delegieren Verteilen aller Dokumente der Überwachung an einen Nutzer oder eine Gruppe (siehe unten).
Als erledigt markieren Entfernt die Dokumentenliste aus Neue Dokumente. Sie sind dann unter Verteilte Dokumente wieder aufzufinden.
Löschen Endgültiges löschen der Liste. Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage.

Umlauf erstellen

Sie gelangen zur Dokumentenansicht. Hier können Sie zu jedem Dokument eintragen, ob es in den Umlauf übernommen werden soll oder nicht. Wählen Sie dazu in der linken Seite aus, an wen oder an welche Gruppe (oder Deskriptor) Sie das Dokument verteilen wollen. (Über Zusätzlich an werden Ihnen Ihre Adressaten angezeigt. Adressaten können Sie unter Nutzer -> Adressaten hinzufügen oder löschen.) Sie können jedes Dokument an jemand anderes verteilen. Wenn Sie Deskriptoren vergeben, können die Dokumente über diese gesucht werden. Sie können zusätzlich die Dokumente an Bearbeitergruppen über die Deskriptoren verteilen. Dazu benötigen Sie unter Umständen zusätzlich das Rollenatribut user_distributor_dist, das Ihnen der  Administrator vergeben kann. Neue Dokumente Bearbeiten Sie alle Dokumente in der Liste und klicken Sie dann auf Umlauf erstellen. In der dann folgenden Ansicht geben Sie Name des Umlaufs und Umlauffrist ein. Die Umlauffrist können Sie als Anzahl von Tagen mit Tagen angeben. Unten sehen Sie die Dokumente aufgelistet, die in diesem Umlauf verteilt werden. In der rechten Spalte sehen Sie die Empfänger. Dort werden Ihnen auch die Deskriptoren angezeigt, an denen das Dokument verteilt wird. Klicken Sie zum Abschluss auf Umlauf erstellen. Die Dokumente werden nun verteilt und in den Eingangskörben der Nutzenden angezeigt. Neue Dokumente

Neu speichern

Hier können Sie der Überwachung einen neuen Namen und Eigentümer (Empfänger) zuordnen. Neue Dokumente

Alle Dokumente delegieren

Ohne vorheriges Sichten senden Sie hiermit alle Dokumente an Verteiler / Bearbeiter oder Gruppen. Geben Sie Patentabteilung, Verteiler / Bearbeiter und Bearbeitungsfrist ein.  Mit Klick auf Speichern wird mit den entsprechenden Daten der Umlauf erstellt. Neue Dokumente