Gruppenverwaltung

Im Fenster Gruppen (im linken Menü unter Nutzer) werden die Nutzergruppen von patentGate verwaltet.

Gruppenübersicht

Zu einer Gruppe können mehrere Nutzer gehören. Je nach Rolle werden Ihnen vier verschiedene Karteiregister angezeigt:

Gruppe anderer Nutzer Alle Gruppen (nur für Administratoren)
Deskriptor-Gruppen Gruppen zu den Deskriptoren. Gruppenmitglieder von Deskriptoren-Gruppen erhalten Dokumente, denen dieser Deskriptor zugeordnet wird.
Meine Gruppen Persönliche Gruppen, die von dem Nutzer erstellt wurden
Für mich sichtbare Gruppen Gruppen, die für den Nutzer freigeschaltet sind.

Gruppenübersicht Zu den Gruppen sind je nach Auswahl der Karteiregister folgende Daten ersichtlich:

Gruppenname Name der Gruppe
Nutzer Anzahl der Nutzer in der Gruppen
Sichtbar für Nutzer, für die diese Gruppe sichtbar ist.
Eigentümer Nutzer, der die Gruppe angelegt hat.
Kommentar/ Mitglieder Kommentar zur Gruppe (optional) und Gruppenmitglieder

Über das Werkzeugmenü Screenshot Icon stehen folgende Optionen zur Auswahl:

Daten bearbeiten Ändern der Daten, die Sie beim Anlegen der Gruppe eingegeben haben.
Mitglieder bearbeiten Hinzufügen und löschen von Gruppenmitgliedern (siehe unten).
Kopieren Öffnet das Fenster zum Anlegen einer neuen Gruppe, wobei alles außer Name und Kommentar der Gruppe übernommen wird.
(De)aktivieren Deaktivieren einer Gruppe führt dazu, dass sie außerhalb der Gruppenverwaltung nirgendwo mehr angezeigt wird. Aktive Gruppen sind durch Screenshot Icon gekennzeichnet, deaktive durch Screenshot Icon.

In der linken oberen Ecken finden Sie dieses Symbol Screenshot Icon. Damit können Sie die Gruppentabelle exportieren. In der unteren Menüleiste befindet sich der Befehl Neue Gruppe.

Neue Gruppe anlegen

Zum Anlegen einer Gruppe muss ein eindeutiger Gruppenname und optional ein Kommentar eingegeben werden. Dann können Sichtbarkeit, Eigentümer und Umlaufmodus eingestellt werden. Als Umlaufmodus stehen zwei Optionen zur Verfügung:

Eine Bewertung pro Dokumente genügt Wird das Dokument von einem Gruppenmitglied bewerten, erscheint es bei allen anderen Gruppenmitgliedern als bearbeitet.
Bewertung pro Mitglied und Dokument (standard) Jedes Gruppenmitglied muss jedes Dokument bewerten.

--*alternativer_Text*-- Zusätzlich können Sie Umlauffilter hinzufügen. Klicken Sie dazu auf Filter hinzufügen und tippen Sie, wie in der Expertensuche, Bedingungen ein. Werden Dokumente an diese Gruppe verteilt, wird die Dokumentenmenge durch den Filter reduziert. Es werden nur die Dokumente verteilt, die der Filterbedingung entsprechen. In der unteren Menüleiste befinden sich die Befehle Speichern und Abbrechen.

Gruppenmitglieder bearbeiten

Nach dem Anlegen einer neuen Gruppe befinden sich in dieser Gruppe keine Mitglieder. Klicken Sie auf das Werkzeugsymbol Screenshot Icon zu der Gruppe und öffnen Sie Mitglieder bearbeiten. In dieser Ansicht werden die vorhandenen Gruppenmitglieder der gewählten Gruppe angezeigt, sofern welche vorhanden sind. Verfügbare Nutzer, die der Gruppe hinzugefügt werden können, befinden sich in der linken Spalte. Bereits ausgewählte Nutzer befinden sich in der rechten Spalte. Zum Hinzufügen eines Mitgliedes klicken Sie in der linken Spalte auf das Symbol Screenshot Icon links neben dem Nutzer oder der Gruppe. --*alternativer_Text*-- In der Aufklappbox Auswahl-Filter kann die angezeigte Menge der verfügbaren Mitglieder reduziert werden:

Typ Alle Typen, Nutzer oder Gruppen
Rollen Auf bestimmte Rollen z.B. Viewer eingrenzen.
Name Namen der Gruppe eingeben, auch die ersten Buchstaben reichen aus, die Auswahl zu reduzieren.

Klicken Sie auf OK zum Speichern der Gruppemitglieder. Als Patentabteilung und Verteiler können Sie Gruppen auch Als Adressat auswählen. Setzen Sie dazu das Häckchen in der rechten Spalte.