Aufgabenübernahme in der Patentabteilung

Scheidet ein Mitarbeiter der Patentabteilung aus, sollen Rückmeldungen aus von ihm delegierten Umläufen auf einen neuen Mitarbeiter übertragen werden.

In diesem Beitrag wird beschrieben, wie solche Rückmeldungen ohne die Funktion Vertretung direkt in der Statusanzeige des neuen Verantwortlichen angezeigt werden können.

Dabei ist pa_2015 der neue Nutzer und pa_2013 derjenige, dessen Rückmeldungen jetzt bei pa_2015 angezeigt werden sollen.

Voraussetzung

In der Serverkonfiguration muss das Feature f_show_all_status=”1″ eingetragen sein. Dieses sorgt dafür, dass Rückmeldungen aller Nutzer  in der Statusanzeige dargestellt werden.

Ansonsten werden nur die Rückmeldungen von Adressaten des  aktuellen Bearbeiters in der Patentabteilung angezeigt.

Speichern der betroffenen Dokumente als Überwachung

Zuerst wird eine Suchanfrage gestellt, die die Dokumente der letzten Monate für den Nutzer pa_2013 anzeigt, z.B.

bk=profil_2013 and pd>20150000

Diese wird ausgeführt und das Ergebnis als Überwachung für pa_2015 abgespeichert.

Suchergebnis speichern

Delegieren der Dokumente

In der Statusanzeige werden nur Rückmeldungen für Dokumente angezeigt, die auch vom aktuellen Nutzer der Patentabteilung verteilt wurden.

Dafür müssen alle Dokumente aus dem erzeugten Suchergebnis von pa_2015 verteilt werden. Dazu wird ein Platzhalter-Nutzer (doc_2015) benötigt, an den alle Dokumente delegiert werden.

Dokumente verteilen

Damit die Verteilung angezeigt wird, muss die Liste “Als erledigt markiert” werden. Damit wird sie in den Menüpunkt “Verteilte Dokumente” verschoben.

Anzeigeeinstellungen für Rückmeldungen

Damit auch die Rückmeldungen von Nutzern in der Statusanzeige angezeigt werden, die noch vom Nutzer pa_2013 delegiert wurden, ist in der Aufklappbox “Nur relevante Rückmeldungen (vollständig)” auszuwählen.

Statusanzeige